Uzņēmējdarbības komunikācijas izsmalcinātība pa tālruni

Uzņēmējdarbības komunikācijas māksla ir svarīgs sarunu aspekts un daudzus gadus nezaudē savu nozīmi. Uzņēmējdarbības komunikāciju intensitāte pa telefonu katru gadu palielinās. Mobilo sakaru attīstībā tas kļūst par vienu no galvenajiem saziņas veidiem. Lai sarunātos ar telefonu, ir svarīgi zināt biznesa komunikācijas detaļas un noteikumus.

Telefonam mūsdienu pasaulē ir svarīga loma, jo ar savu palīdzību mēs sazināsimies ar saviem radiniekiem, draugiem, kolēģiem, vadības un biznesa partneriem.

Tātad, sarunā ar noteiktu cilvēku loku, cilvēks izmanto piemērotu saziņas veidu un, piemēram, nekad neiesaistīsies dialogā ar savu priekšnieku kā ar tuvu draugu. Šādā situācijā tiek izmantots oficiālāks saziņas veids.

Biznesa etiķeti vajadzētu izmantot arī darbinieki, kas veic sabiedriskās domas aptaujas, saņem zvanus no klientiem vai sarunās pa telefonu. Bieži vien veiksmīgas telefona sarunas kļūst par labas biznesa attiecību atslēgu. Un pat uzņēmuma tēls var pilnībā atkarīgs no darbinieku spējas veikt viedus dialogus pa tālruni.

Pašlaik lielākā daļa zvanu tiek veikti, izmantojot mobilās ierīces. Izmantojot šo saziņas rīku, jums jāievēro daži noteikumi.

• Vienmēr izslēdziet tālruni vai iestatiet to vibrēt režīmā biznesa tikšanās laikā ar klientu, kinoteātrī, seminārā.
• Mobilā ierīce ir jutīgāka pret skaņu nekā fiksētais tālrunis. Tāpēc situācijā, kad, atrodoties publiskā vietā, ir nepieciešama personiska saruna bez ārējas iejaukšanās, jūs varat vienkārši runāt mierīgi un otra persona dzirdēs jūs.

• Nenovietojiet tālrunī pārāk skaļu zvanu. Viņš var nobiedēt citus.
• Mēģiniet īsi runāt. Trešo personu klātbūtnē saruna nedrīkst ilgt ilgāk par 30 sekundēm, pretējā gadījumā pastāv risks, ka persona priekšā izskatās nepieklājīga. Gadījumā, ja ir pamatoti iemesli telefona sarunai, piemēram, radinieka slimībai vai lielam darījumam, jums par tiem jāinformē klātesošie.
• Izvairieties no telefona sarunām biznesa pusdienu laikā. Ja ir steidzami jāatbild uz zvanu, tad jums vajadzētu atstāt galdu un runāt mazāk pārpildītā vietā.

Ētiskie standarti komunikācijā pa telefonu ir svarīgi uzņēmuma efektīvam darbam. Telefona sarunu kultūra ir īpašs uzņēmējdarbības komunikācijas veids. Zināšanas par etiķetes noteikumiem palīdzēs nostiprināt biznesa sakarus un palielināt organizācijas rentabilitāti.

• Ir nepieciešams apsveikt personu, ar kuru notiks telefona saruna. Tam ir vispiemērotākās frāzes, kas saistītas ar diennakts laiku („Labrīt”, „Laba diena” vai „Labs vakars”).
• Uzņēmuma zvana laikā ir svarīgi uzraudzīt savu intonāciju. Lai nebūtu stumtu sarunu biedru, jums ir jārunā pieklājīgi un mierīgi, izvairoties no nevajadzīgām emocijām.

• Pēc apsveikuma ieteicams iepazīstināt sevi ar savu vārdu, amatu un organizāciju.
• Ja zvanāt personai, jums vienmēr jāprecizē, vai viņam ir ērti runāt.
• Saskaņā ar ētikas standartiem tālrunis ir jāsaņem pēc otrā vai trešā zvana.
• Sarunas laikā jums nevajadzētu smēķēt, ēst pārtiku vai dzērienus.
• Ja zvanītājs ir ieinteresēts kādā citā organizācijas darbiniekā, tad saruna ir jānovirza uz viņu vai jāieslēdz gaidīšanas funkcija.
• Situācijā, kad jums ir nepareizs numurs, jums nav nepieciešams uzdot nevajadzīgus jautājumus, atvainoties otrai personai un nekavējoties atvadīties.
• Nekad zvaniet agri no rīta, pusdienu pārtraukuma laikā vai pirms darba dienas beigām.
• Sekretārs vai asistents var vadīt vai atbildēt uz zvaniem, nevis vadītāju.

• Jūs varat zvanīt uz partnera vai klienta personisko numuru tikai tad, ja viņš ir devis jums kontaktus. Taču brīvdienās un svētku dienās šādi zvani ir aizliegti.
• Ir gadījumi, kad saruna tiek pārtraukta sliktas komunikācijas dēļ. Šādā situācijā vispirms ir jāzvana.
• Neatliekiet sarunu. Ilgstoša saruna var izraisīt sarunu biedru un radīt aizvainojumu. Ja komunikācija tiek aizkavēta un sarunas mērķis nav sasniegts, tad klients var atgriezties nākamajā dienā vai organizēt personisku tikšanos.
• Pēc sarunas beigām ir ieteicams pateikties sarunu partnerim un pieklājīgi atvadīties no viņa, jautājot, vai viņam ir kādi jautājumi. Šī vienkāršā darbība padarīs sarunu pilnīgu un veicinās turpmāku sadarbību.

Tālruņa sarunai rūpīgi jāsagatavo un jāveic vairākas konkrētas darbības. Detalizētāk aplūkosim galvenos punktus.

• Sarunu partneris jāuzaicina tikai pēc skaidra sarunu plāna sastādīšanas. Lai izslēgtu sīkas detaļas, varat izveidot grafisku vai shematisku izklāstu.
• Pierakstiet svarīgos jautājumus, kas jums jāatceras, lai sarunu procesā uzdotu jautājumu.
• Sagatavot dokumentus, kas var būt nepieciešami komunikācijas procesā (sarakste, ziņojumi, līgumi).

• Pirms sarunas partnera iepriekš sazinieties ar ērtu zvanu veikšanas laiku.
• Lai ierakstītu saņemto informāciju, sagatavojiet notebook vai dienasgrāmatu.
• Uzziniet vispārīgo sarakstu ar cilvēkiem, kas piedalīsies sarunā, lai sazinātos ar viņiem pēc vārda un patronīma.
• Pirms numura izsaukšanas mēģiniet noskaņot pozitīvā veidā, tad jūsu emocionālajam stāvoklim, protams, vajadzētu radīt sarunu partnera atrašanās vietu.
• Veicot telefona sarunu, apsveriet sakaru drošību birojā, jo vērtīga informācija var nonākt konkurentu rokās.

Ir arī punkti, kas jāizslēdz un kurus nedrīkst atļauties gaidāmajā tālruņa sarunā.

• Nav nepieciešams apspriest biznesa jautājumus ar nepazīstamu vai nejaušu personu. Labāk ir ieplānot personisku tikšanos.
• Nav ieteicams pieprasīt lēmumu no personas, kurai nav pilnvaru to darīt vai citādi. Viņš var dot savu piekrišanu pa tālruni, lai gan viņš būs šī lēmuma pretinieks.
• Nav nepieciešams balss pieprasījumus, ja nav pārliecības, ka sarunu biedrs ar jums piekrīt un vēlas palīdzēt.

Tālruņa loma biznesa komunikācijā ir divējāda. Ļoti bieži tas novirzās no dienas laikā veiktiem steidzamiem uzdevumiem, bet tajā pašā laikā tas paātrina daudzu uzdevumu risināšanu. Tāpēc ir nepieciešams apgūt telefona sarunu principus, kas veicina tās efektīvāku izmantošanu.

Ir ļoti svarīgi, lai darbiniekiem, kuru konkrētais darbs ir telefona sarunās ar potenciālajiem klientiem, būtu biznesa komunikācijas tehnika. Daudzi uzņēmumi cenšas sazināties ar zvanītāju no pirmajiem vārdiem, lai padarītu viņu par reālu klientu.

Uzņēmumi konkurē, izmantojot dažādus veidus, kā piesaistīt klientus. Svarīgs posms pakalpojumu veicināšanā ir telefonu pārdošana, un tāpēc vadītājiem ir pareizi un taktiski jārīko dialogs ar klientiem, pretējā gadījumā konkurentiem būs izdevīgi līgumi.

Tālāk sniegtie padomi palīdzēs jums gūt panākumus biznesa komunikācijā pa tālruni.

• Ieteicams zvanīt personai, kas jums sniegusi noderīgu pakalpojumu. Pateicības vārdi ir ļoti svarīgi turpmākai sadarbībai.
• Vienmēr smaidiet sarunas laikā. Jūsu smaids un optimisms noteikti sajutīs abonentu.
• Sarunu procesā mēģiniet paredzēt sarunu partnera domas.
• Nekad neizsakiet izrunu vai sarunvalodu. Tas ir pretrunā komunikācijas kultūrai.
• Izmantot izteicienus un terminus, ko zinās zvanītājs.
• Nepārklājiet klausuli, kamēr runājat paralēli ar kādu citu. Tādējādi neievērošana sarunu biedram.
• Paskaidrojiet savu pozīciju pārliecinoši un precīzi, jo precizitāte ir karaļu pieklājība.

• Sarunas ir svarīgas, lai ātri rīkotos, atbildot uz uzdotajiem jautājumiem nekavējoties un sarežģītiem teikumiem. Pauzi var attaisnot tikai tad, ja speciālists ir aizņemts, meklējot sarunām nepieciešamo dokumentāciju. Ja pauze tika aizkavēta, tad personai ir tiesības pārtraukt komunikāciju.
• Telefona, reālās vai virtuālās komunikācijas brīžos jums jābūt ļoti pieklājīgiem. Šaušana un runāšana paaugstinātā balsī tiek uzskatīti par ētikas pārkāpumiem.
• Atstājieties ar sarunu biedru pareizi, jo izveicīga sarunas pabeigšana ir ne mazāk nozīmīga kā dialoga galvenā daļa. Jūs varat dot iespēju otrai personai vispirms piekārt. Tādējādi jūs pārtraucat sarunu par draudzīgu vilni.

Protams, lai veiksmīgi sazinātos pa tālruni, jums ir nepieciešama laba dikcija. Lai padarītu jūsu runu izteiksmīgu un balss patīkamu, izmantojiet šīs video stundas.