Biznesa korespondences etiķete un ētika

Mūsdienu uzņēmējdarbības realitāte ir tāda, ka tikai 15% vidējo un lielo uzņēmēju, kas cenšas nostiprināt savas pozīcijas tirgū, sasniedz savus mērķus. Šā iemesla dēļ biznesa etiķetes nozīmīgums palielinās, jo tās normu neievērošana vairāku citu iemeslu dēļ bieži noved pie noderīgu biznesa attiecību pārrāvuma.

Plašā ētikas interpretācijā tiek saukts par vispārējo principu kopumu, kas vērsti uz sociālo attiecību regulēšanu. Attiecīgi biznesa attiecību ētika pievēršas jautājumiem, kas saistīti ar pieņemto mijiedarbības kārtību un stilu uzņēmējdarbības jomā.

Uzņēmējdarbības attiecību detalizēti ētiskie aspekti ir uzņēmējdarbības etiķete, tostarp, piemēram, sarunu veikšanas kārtība, korporatīvās uzvedības noteikumi, biznesa tradīcijas un rituāli, pakārtotības elementi, komunikācijas un rakstīšanas veidi un stili, kā arī jautājumi par pareizību, strādājot ar partneriem un kolēģiem.

Ētikas un etiķetes nozīme kā tās sastāvdaļa ir tā, ka ilgstošas ​​prakses rezultātā izveidojušās normatīvās bāzes lielā mērā vienkāršo saziņu, radot saprotamu un pieejamu kontekstu uzņēmējdarbības jomā, kas ļauj pareizi sasniegt mērķus un ievērojami ietaupīt laiku.

Citiem vārdiem sakot, mēs runājam par īpašu algoritmu biznesa problēmu risināšanai, kas ļauj mums noteikt un veiksmīgi sasniegt vēlamos biznesa mērķus racionālā un bez konflikta veidā. Šī algoritma īpašumtiesību līmenis ļauj izdarīt tiešus secinājumus par biznesa partnera vai pretinieka profesionalitātes pakāpi biznesa strīdā.

Šajā sakarā ir svarīgi ievērot šādus vispārējos principus:

• punktualitāte visur un visur;
• informācijas drošība;
• skaņas altruisms;
• labvēlīga, piemērota uzņēmējdarbības vides tēlam;
• kompetenta mutiska un rakstiska runa;
• ievērojot biznesa runas kultūras noteikumus.

Biznesa korespondences veidi ir dažādi un ar zināmu konvencionalitāti tos var iedalīt divos galvenajos veidos:

• starpvalstu - starp valsts organizācijām, ārvalstu pārstāvniecībām un amatpersonām (dažādas piezīmes, memorands un citas formas) ir diplomātisko attiecību elementi;
• komerciāli - daļēji oficiāla statusa vēstules, ko izmanto uzņēmējdarbības attiecību starp iestādēm un organizācijām jomā.

Oficiāla vēstules rakstīšanas stils, neraugoties uz lingvistiskām un dažām tradicionālām atšķirībām, ir zināms kopīgs pamats un iestāžu grupa, kas izveidota saskaņā ar pastāvīgo praksi. Piemēram, vairākas protokola virzības prasības, ko nosaka sūtītāja un adresāta rindas, balstās uz savstarpējiem cieņas un pareizības sākotnējiem iestatījumiem. Tādēļ neatkarīgi no dokumenta veida strukturāli tai jāietver šādi elementi:

• pārsūdzība (adresāta oficiālais statuss);
• komplimentu (pieklājīgs beigu burts);
• paraksts;
• datums (ziņojuma rakstīšanas diena, mēnesis, gads un vieta);
• sūtītāja adrese (uzvārds, oficiālais statuss, adrese atrodas vēstules 1. lapas augšpusē vai apakšā).

Turklāt ir vairāki noteikumi, kas tieši saistīti ar vēstulēm:

• biznesa vēstules tiek uzrakstītas uz veidlapām vai papīra lapām tikai to priekšpusē;
• lapošana tiek veikta arābu ciparos;
• ziņojumi tiek izpildīti drukātā tekstā;
• dzēšana un labojumi dokumentā nav atļauti;
• dokuments ir salocīts teksts iekšpusē;
• gaidīšanas laiks atbildei uz vēstuli nav ilgāks par desmit dienām.

Uzņēmējdarbības vēstījumam ir jābūt skaidri noteiktam mērķim, un tajā jāiekļauj viens jautājums, un viss teksta punkts būtu pilnībā un pilnībā pakļauts tā saturam, neatkarīgi no tā, vai tas ir darījuma piedāvājums, komerciāla izmeklēšana vai vienkārši būtiska informācija.

Biznesa ziņojumu klasifikācija ir daudzveidīga un ir atkarīga no to funkcionālās un mērķtiecīgās orientācijas. Piemēram, burti ir:

• paziņošana;
• atgādinājums;
• ielūgumi;
• informācija;
• pasūtījumi;
• pievienots;
• cita veida.

Komerciālā sarakstē visbiežāk ir

• pieprasījumus;
• piedāvājumus;
• pasūtījumi;
• sūdzības;
• garantijas vēstules.

Kā biznesa komunikācijas veids definīcijas skaidrā nozīmē burti ir iedalīti 2 veidos - uzņēmējdarbībā un privātajā amatā.

Uzņēmējdarbībai ir korespondence, organizācija un institūciju starpniecība. Privāta un oficiāla vēstule ir ziņojums, ko privātpersona nosūta iestādei vai, otrādi, iestādei - privātpersonai.

Ir vairāki darījumu korespondences noteikumi.

• Vēstulē būtu jāstimulē saņēmēja uzņēmējdarbības interešu parādīšanās, skaidri un, balstoties uz pārliecinošiem faktu datiem, parādīt partnerības priekšrocības un partnerattiecību pārrāvuma neefektivitāti. Tekstam jābūt iedrošinošam, motivējošam sadarbībai.
• Pārmērīgu personisko emociju izpausme biznesa vēstulē nav labākais veids, kā pierādīt savu lietu un atrisināt šo problēmu.
• Lai izvairītos no vēstules teksta pārslodzes un aizsērēšanas, ir jāizvairās no jebkādiem grafiskiem salīdzinājumiem, metaforām, alegorijām un hiperbola.
• Lai iegūtu skaidru un kodolīgu tēmas izklāstu, labāk ir izmantot vienkāršus teikumus, izvairoties no informācijas un pārmērīgas detalizācijas. Ziņojuma pamatideja jāatbalsta tikai ar atbilstošiem argumentiem, kurus parasti ievieto vēstules pielikumos (diagrammas, grafiki, digitālie dati).
• Tekstā ir jāpiešķir punkti, no kuriem katrs, pārstāvot neatkarīgu domu, sākas ar jaunu līniju.

• Biznesa rakstiskā ziņojumā, aprakstošos īpašības vārdus, papildu skaidrojumi un detaļas nav jāizmanto. Raksta noslēgumā ieteicams pārbaudīt dokumentu un izdzēst frāzes, kurām nav faktiskā semantiskā satura.
• Lasītprasme ir teksta pamatelements. Pareizrakstības un citu kļūdu klātbūtne ziņojumā ir nepieņemama.
• Vēstules priekšmeta norādīšana ir obligāta. Dokumentu temats jāatspoguļo īsi un ietilpīgi, tas ietaupa laiku lasīšanas laikā un pozitīvi raksturo sūtītāju. Ja vēstule tiek nosūtīta pa e-pastu un tajā ir īpaši svarīga informācija, tai ir jānodrošina īpašs “karogs”, kas ir pieejams elektroniskajā pakalpojumā.
• Teksta labo lasāmību nodrošina Arial vai Times New Roman fonti ar vidējo fontu lielumu. Ar īpašām vajadzībām galvenās idejas ir atļautas slīprakstā vai treknrakstā.

• Tekstā ir lietderīgi izmantot apakšpozīcijas (3-4), kas nodrošina vieglāku izpratni par norādīto tekstu.
• Sarakstus, sarakstus un sarakstus vislabāk var izdarīt, izmantojot īpašus marķierus.
• Korporatīvā veidne (shēma) - lielisks uzņēmējdarbības komunikācijas efektivitātes un objektivitātes rādītājs.Tas ir īpaši svarīgi korporatīvajā aspektā, jo tas ļauj jums izcelties labvēlīgā gaismā un ievērot oficiālo statusu.

Uzņēmējdarbības ziņojuma struktūra ir tipiska. Tradicionāli tas satur:

• ievads;
• galvenā daļa;
• secinājumu

Ievads apkopo vēstules mērķi. Galvenā daļa apraksta jautājuma būtību. Visbeidzot, vēlams apkopot galvenās daļas saturu, piemēram, secinājumu veidā. "Postscripts" un dažāda veida zemsvītras piezīmes ir nevēlamas.

Visbeidzot, nepiemērotas frāzes, kas atgādina manipulācijas, piemēram: „Es ceru uz abpusēji izdevīgu partnerību” un tā tālāk. Labāk ir atvadīties no biznesa vēstules ar vienkāršām frāzēm - „Sveicieni”, „Labākās cerības” un tā tālāk.

Ziņas apakšējā daļā ir norādīts: F. I. O., tiek parakstīts oficiālais statuss, uzņēmuma nosaukums. Ir norādīti arī kontaktu numuri.

Tabulas un grafiki ir pievienoti atsevišķā failā (paketē), norādot to vēstules beigās. Ja ir investīciju grupa, tad tiem tiek dots saraksts ar nosaukumiem.

Saīsinājumus un īpašos saīsinājumus var izmantot tikai tad, ja esat pārliecināts, ka saņēmējs tos sapratīs.

Lai padarītu tekstu loģiskāku un konsekventāku biznesa vārdnīcā, kā saistvielas tiek izmantotas šādas runas frāzes:

• šī iemesla dēļ;
• pamatojoties uz iepriekš minēto;
• šī iemesla dēļ;
• saskaņā ar datiem;
• uz šī pamata;
• apsverot;
• un citi.

Virtuālajā telpā biznesa mijiedarbība, kas pārstāv saziņu miniatūrā, ir specifiska, un ne mazāk nepieciešama atbilstība attiecīgajiem etiķetes noteikumiem. Kompetents darbs ar vēstuli saskaņā ar praksi nozīmē šādu piezīmju īstenošanu attiecībā uz darbības jomu, valodu standartiem, struktūru un formātu.

• Tēmas formulai ir precīzi jāatbilst tekstā norādītajam. Tas ļauj ātri pielāgot lasītāju vēlamajam biznesa noskaņojumam.
• Optimālais e-pastā nosūtītā dokumenta apjoms iederas "vienā ekrānā" ar maksimālo teksta daudzumu - viena lapa A4 formātā.
• Optimālais pielikumu lielums - ne vairāk kā 3 MB.
• Nosūtītajiem failiem ieteicams būt “iepakotiem” standarta zip vai rar kodējošiem arhīviem. Citi sūtījuma laikā bieži tiek bloķēti.
• Hipersaites ir standarta (zilas, pasvītrotas).
• Atbilde adresātam ir jānorāda augšpusē, vēstules sākumā, nevis zemāk. Tas saglabā korespondentu no iepriekšējā teksta pārspīlējuma un piespiedu ritināšanas.

• Jums ir jāizmanto vēstules valoda, kas ir saprotamākais partneris. Par jautājumu par profesionalitātes, korporatīvās vārdnīcas, slengu izteiksmju un saīsinājumu (īpaši ārējā korespondencē) izmantošanas lietderību tiek lemts atsevišķi, atkarībā no korespondences partneru konteksta un īpašībām.
• Svarīgi ir informēt partneri par viņa ziņojuma saņemšanu - tā ir laba garša un biznesa etiķetes daļa, kas apliecina viņu cieņu.
• Uz to jāatbild pēc iespējas ātrāk. Ja kāda iemesla dēļ jūs nevarat ātri reaģēt, tad partnerim jāpaziņo par viņa vēstules saņemšanu un jānorāda atbildes laiks. Ētisks un ērts pagaidu pārtraukums pirms atbildes sniegšanas - 48 stundas pēc ziņojuma saņemšanas. Pēc šī laika persona parasti uzskata, ka ziņa ir pazaudēta vai ignorēta. Pārmērīga pauze sarakstē bieži vien ir saistīta ar risku zaudēt partneri un tiek uzskatīta par uzņēmējdarbību kā ētikas standartu pārkāpumu.
• Ziņojuma beigās jānorāda kontaktinformācija, kas ir norādīta visos burtos bez izņēmuma, neatkarīgi no izplatīšanas secības.
• Sūtīšanas laikā ir svarīgi pievērst īpašu uzmanību privātuma jautājumiem.

Lai iegūtu plašāku informāciju par biznesa etiķeti, skatiet šo videoklipu.